إنشاء يومية عهدة لموظف وصرفها وتسويتها

هذا مسار محاسبي مقترح في أودو 18 القياسي لعهدة مؤقتة، وليس زرًا آليًا باسم «العهدة». يُظهر حساب أصل متداول ما بقي لدى الموظف، وتجمع يومية متفرقات قيود تسوية عهدته. أما صرف النقد أو إعادته فيسجَّل في يومية الخزنة أو البنك الفعلية.

المثال الذي سنتبعه

سُلّم الموظف 1,000 من الخزنة. قدّم مستندات مصروفات معتمدة بقيمة 700، ثم أعاد 300 إلى الخزنة. عند نهاية التسوية يجب أن يكون رصيد حساب عهدته صفرًا.

1. إعداد حساب العهدة والشخص

1. أنشئ جهة اتصال باسم الموظف أو تحقق من وجودها؛ استخدم الاسم نفسه في مرجع الحركات لتسهيل البحث.
2. افتح شجرة الحسابات، وأنشئ حسابًا بكود مستقل واسم مثل عهدة أحمد، واختر النوع الأصول المتداولة.
3. فعّل السماح بالتسوية للحساب إذا كنت ستطابق سطوره لاحقًا من دليل الحسابات، ثم احفظ.
4. لا تستخدم نوع المدين أو الدائن الافتراضي لمجرد أن الموظف أصبح مدينًا بالعهدة؛ هذان النوعان لحسابات ذمم العملاء والموردين.

2. إنشاء يومية باسم الموظف

1. افتح الفوترة/المحاسبة ← التهيئة ← المحاسبة ← دفاتر اليومية ← جديد.
2. اكتب عهدة أحمد، واختر النوع متفرقات، وحدد الشركة الصحيحة.
3. أدخل كودًا مختصرًا فريدًا لا يزيد على خمسة أحرف، مثل ADV01، ثم احفظ.
4. اترك حساب الخزنة أو البنك في يوميته الأصلية؛ لا تغيّر نوع يومية العهدة إلى «نقدي» إلا إذا كانت خزنة فعلية مستقلة.

اسم اليومية ونوعها وكودها المختصر. هذا المثال يخصص «متفرقات» لقيود تسوية موظف واحد.

3. صرف مبلغ العهدة

1. نفّذ صرف 1,000 من يومية الخزنة أو البنك المناسبة، وسجّل الموظف ومرجع سند الصرف.
2. في شاشة مطابقة حركة الصرف، اختر حساب عهدة أحمد حسابًا مقابلًا. الأثر المطلوب: مدين عهدة أحمد 1,000 / دائن الخزنة أو البنك 1,000.
3. راجع أن رصيد العهدة أصبح 1,000 مدين وأن رصيد الخزنة أو البنك انخفض بالمبلغ نفسه. احتفظ بسند تسليم العهدة.

4. إثبات المصروفات المعتمدة

1. اجمع الفواتير والإيصالات، وتحقق من أن مجموع المستندات المقبولة 700 وأنها تخص الشركة.
2. افتح الفوترة/المحاسبة ← المحاسبة ← قيود اليومية ← جديد، واختر يومية عهدة أحمد.
3. أدخل تاريخ التسوية ومرجعًا مثل «تسوية عهدة أحمد – مستندات 1–3».
4. أضف بندًا مدينًا 700 إلى حساب المصروف الصحيح، أو وزّع المبلغ على عدة حسابات مصروفات بحسب المستندات.
5. أضف بندًا دائنًا 700 إلى حساب عهدة أحمد. راجع تساوي مجموع المدين والدائن، ثم احفظ ورحّل القيد وفق صلاحيتك.

اختر اليومية ثم أضف بنود المصروف والعهدة بقيم متساوية قبل الترحيل.

5. استلام المبلغ المتبقي وإقفال العهدة

1. استلم 300 فعلًا في الخزنة، وأنشئ حركة استلام في يومية نقدي مع رقم سند القبض واسم الموظف.
2. طابق الحركة مع حساب عهدة أحمد؛ الأثر المطلوب: مدين الخزنة 300 / دائن عهدة أحمد 300.
3. افتح سطور حساب العهدة وراجع: 1,000 مدين − 700 دائن − 300 دائن = صفر.
4. طابق سطور العهدة إن كانت خاصية التسوية مفعلة، واحتفظ بمرجع سند الصرف والمصروفات وسند الرد في ملف العملية.

المراجع الرسمية: أنواع اليوميات، دليل الحسابات والسماح بالتسوية، مطابقة معاملات البنك.