الصرف والاستلام في الخزنة والبنك

لكل خزنة نقدية أو حساب بنكي يومية مناسبة. تربط اليومية الحركة بحساب النقد أو البنك الصحيح، ثم تتيح مطابقة الحركة مع الفاتورة أو حساب المصروف أو العهدة. صورة لوحة البيانات التالية من قاعدة تدريبية.

تظهر بطاقتا «البنك» و«نقدي» منفصلتين؛ اختر مصدر المال أو وجهته قبل تسجيل الحركة.

إعداد اليومية قبل أول حركة

1. افتح الفوترة/المحاسبة ← التهيئة ← المحاسبة ← دفاتر اليومية.
2. تأكد أن للخزنة يومية نوعها نقدي وحسابها الافتراضي حساب الخزنة الصحيح، وأن للبنك يومية نوعها البنك مرتبطة بحساب البنك الصحيح.
3. إن احتجت خزنة إضافية، اضغط جديد، واكتب اسمًا مثل «خزنة الفرع»، واختر نقدي، وأدخل كودًا مختصرًا فريدًا، ثم راجع الحساب النقدي والإعدادات مع المحاسب قبل الحفظ.
4. للحساب البنكي الجديد، أدخل بياناته الصحيحة من إعدادات البنك أو اليومية، ثم راجع العملة وطرق الدفع والحسابات المعلقة قبل استخدامه.

في المثال توجد يومية «البنك» ويومية «نقدي»، ولكل منهما حساب افتراضي مختلف.

استلام مبلغ من عميل مقابل فاتورة

1. افتح الفاتورة المرحّلة وتأكد من المبلغ المستحق.
2. اضغط دفع، واختر يومية نقدي أو البنك بحسب طريقة التحصيل الفعلية، ثم راجع التاريخ والمبلغ واضغط إنشاء دفعة.
3. عند ظهور حركة الخزنة أو البنك، طابقها مع الدفعة أو الفاتورة وفق إعدادات النظام. تحقق من حالة الفاتورة ورصيد اليومية.

صرف مبلغ لمورد مقابل فاتورة

1. افتح فاتورة المورد المرحلة، وتأكد من المستحق وبيانات المستفيد.
2. اضغط دفع، واختر يومية الخزنة أو البنك التي خرج منها المال، وأدخل المبلغ والتاريخ ووسيلة الدفع، ثم أنشئ الدفعة.
3. طابق الحركة البنكية عند ورود كشف البنك. راجع حالة فاتورة المورد والرصيد، خصوصًا إذا كان الدفع جزئيًا.

حركة مباشرة لا ترتبط بفاتورة

إذا كانت العملية مثل صرف عهدة أو إيداع نقدي، استخدم معاملة في يومية البنك أو الخزنة ثم اختر الحساب المقابل الصحيح في شاشة المطابقة؛ لا تنشئ فاتورة وهمية لتسجيل حركة نقدية فقط.

1. من لوحة المحاسبة افتح بطاقة البنك أو نقدي ثم المعاملات. في واجهة المحاسبة الكاملة يمكن إنشاء معاملة جديدة يدويًا؛ قد تختلف الشاشة في نسخة «الفوترة» المحدودة.
2. أدخل التاريخ والمرجع والجهة إن وجدت. مبلغ موجب يعني استلامًا، وسالب يعني صرفًا في معاملة البنك/النقد.
3. راجع الحساب المقابل قبل اعتماد المطابقة: مصروف حقيقي، عهدة موظف، أو حساب تحويل داخلي بحسب سبب الحركة.
4. أرفق سند القبض أو الصرف وراجع رصيد اليومية بعد التسوية.

المراجع الرسمية: اليوميات وحساباتها، تسجيل المعاملات يدويًا، مطابقة البنك، التحويل الداخلي.